Waarnemen is data verzamelen. Daarnaast kan ook eerder of door anderen verzamelde data hergebruikt worden. Bij het verzamelen worden uitgangspunten en aannames gehanteerd. Deze zijn verpakt in algoritmes.
De volgende stap is de data te ‘administreren’. Ook dit gebeurt door middel van algoritmes. Deze algoritmes worden bepaald door technische aspecten (of ‘toevalligheden’), door de doelen die men voor ogen heeft, de afgesproken definities en wet- en regelgeving.
Dit leidt uiteindelijk tot een verzameling data die klaar is om verwerkt te worden door informatie.
Het is goed om te realiseren dat de verzamelde data een weergave van de praktijk is en niet de praktijk zelf. Daarbij komt dat deze weergave bepaald wordt door technische aspecten, overtuigingen en afgesproken definities. Of een algoritme voldoet hangt af van het doel van de administratie. Als het doel onbekend is of verandert, verandert ook de relevante regelgeving, definities, relevante relaties en wellicht zelfs technische kaders.
Om een voorbeeld te geven: een adres van een persoon lijkt redelijk eenduidig. In de praktijk echter kan deze verschillende fysieke vormen, betekenissen en functies hebben. Een persoon kan verschillende adressen hebben waarvan het gebruik afhankelijk is van verschillende soorten regelgeving. Post kan bevoordeeld geadresseerd dienen te worden aan een postbus, een woonadres, een verblijfsadres of aan een bewindvoerder. Welke het is hangt gedeeltelijk af van voorkeuren van geadresseerde, van privacy wetgeving en rechterlijke uitspraken.